Hướng dẫn thủ tục
Công chứng, chứng thực chữ ký
I. Quy định chung
Phòng Lãnh sự Đại sứ quán Việt Nam tại Ba Lan có thẩm quyền công chứng, chứng thực các loại văn bản, giấy tờ sau:
- Công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản với điều kiện việc từ chối nhận di sản phải thực hiện trước thời điểm phân chia di sản;
- Văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch;
- Chứng thực bản sao từ bản chính;
- Công chứng văn bản từ chối nhận di sản thừa kế;
- Dịch, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản.
II. Quy trình thực hiện
A. Quý vị trực tiếp đến Đại sứ quán để ký vào Hợp đồng ủy quyền/Văn bản từ chối tài sản/Giấy ủy quyền cá nhân (Các văn bản cần được ký trực tiếp trước mặt cán bộ lãnh sự của ĐSQ).
(1) Đối với Hợp đồng ủy quyền, hồ sơ gồm:
- Hợp đồng ủy quyền do Quý vị chuẩn bị sẵn. Ít nhất 4 bản (số lượng có thể nhiều hơn tuỳ theo yêu cầu của người nộp – Đại sứ quán sẽ lưu lại 01 bản).
- Bản gốc và 01 bản sao Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/căn cước công dân) còn giá trị sử dụng của Quý vị.
- Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) giấy tờ tùy thân của bên được ủy quyền
- Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng tài sản (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/ xe/ sổ tiết kiệm/sổ hộ khẩu…) mà Quý vị sẽ ủy quyền thực hiện chuyển nhượng/cho tặng/sang tên… tại Việt Nam.
(2) Đối với Văn bản từ chối tài sản, hồ sơ gồm:
- Văn bản từ chối tài sản (số lượng: tùy theo yêu cầu của Cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam) do Quý vị chuẩn bị sẵn. Đại sứ quán sẽ lưu lại 01 bản.
- Bản gốc và 01 bản sao Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/căn cước công dân) còn giá trị sử dụng của Quý vị.
- Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng tài sản liên quan.
(3) Đối với Giấy ủy quyền cá nhân, hồ sơ gồm:
- Giấy ủy quyền (số lượng do Quý vị chuẩn bị sẵn). Đại sứ quán sẽ lưu lại 01 bản.
- Bản gốc và 01 bản sao Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/căn cước công dân) còn giá trị sử dụng của Quý vị.
- Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) có công chứng giấy tờ tùy thân của bên được ủy quyền.
B. Trong trường hợp Quý vị không thể có mặt tại Đại sứ quán, Quý vị có thể uỷ quyền cho người thứ 3 nộp hộ.
Khi đó, Quý vị cần làm những thủ tục sau:
- Chứng thực chữ ký của Quý vị trên hợp đồng/giấy ủy quyền/văn bản từ chối tài sản (lưu ý phải ký nháy từng trang nếu hợp đồng/giấy ủy quyền từ 02 trang trở lên) tại Phòng công chứng Công chứng viên (Notary Public). Yêu cầu công chứng viên đóng dấu giáp lai đối với văn bản từ 2 trang trở lên.
- Chuyển Hợp đồng/giấy ủy quyền/văn bản từ chối tài sản đó tới hợp pháp hoá lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Ba Lan hoặc Lít-va để chứng thực chữ ký của Công chứng viên đó trước khi gửi tới Đại sứ quán làm thủ tục hợp pháp hóa.
III. Thời gian giải quyết
Sau 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ.
Lưu ý
- Hợp đồng/giấy ủy quyền cần soạn bằng cách đánh máy hoặc viết tay rõ ràng, thông tin và nội dung cần đầy đủ, chính xác bằng tiếng Việt có dấu, không được tẩy xóa, nội dung phải liền mạch, không để khoảng trống trong văn bản; nếu viết tay không viết bằng hai nét chữ hoặc hai loại màu mực khác nhau; không soạn văn bản cả bằng đánh máy và viết tay.
- Về thù lao cho người được ủy quyền tại Hợp đồng: ghi rõ Hợp đồng ủy quyền có hoặc không có thù lao.
- Về thời hạn ủy quyền: có thể ghi cụ thể thời hạn ủy quyền, hoặc ghi Hợp đồng ủy quyền có thời hạn kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất việc ủy quyền.
- Đại sứ quán sẽ không xử lý hồ sơ đối với những trường hợp không có giấy tờ tùy thân hoặc hồ sơ không đúng yêu cầu.
